Gedragscode

Deze Gedragscode voor Zakelijke Integriteit en Ethiek (de “Code”) is van toepassing op zakenpartners van Direct Hardware Supply ApS (“DHS”) uit Denemarken.

Voor de toepassing van deze Code betekent ‘zakenpartners’ kopers, leveranciers en joint-venturepartners. De Code is van toepassing op alle werknemers van onze zakenpartners, inclusief vaste, tijdelijke en door uitzendbureaus geleverde werknemers.

DHS heeft deze Code opgesteld om haar verwachtingen vast te leggen met betrekking tot het gedrag van alle zakenpartners bij hun werkzaamheden namens of in relatie tot DHS. De Code behandelt niet elk mogelijk vraagstuk, maar bevat basisprincipes als leidraad voor het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten met integriteit en in goed vertrouwen, met inachtneming van de ethische, sociale en milieuprestaties van zakenpartners, werknemers en leveranciers.

De Code vormt een kernonderdeel van onze partnerschappen en is opgenomen in alle contracten met onze zakenpartners. Bij DHS zijn wij volledig toegewijd aan het naleven van de principes zoals uiteengezet in de Code.

1. ALGEMENE VERWACHTINGEN

Wij verwachten van onze zakenpartners dat zij op de hoogte zijn van en handelen in overeenstemming met alle toepasselijke wetten, regels en voorschriften. In gevallen waarin deze wetten in strijd zijn met de specifieke normen die in deze Code zijn vastgelegd, moet de hoogst mogelijke standaard worden toegepast.
Zakenpartners zijn verantwoordelijk voor de naleving van deze Code en moeten passende zorgvuldigheidsmaatregelen nemen om ervoor te zorgen dat risicovolle onderleveranciers voldoen aan deze Code of aan een vergelijkbaar kader dat dezelfde minimumnormen waarborgt.
Als een zakenpartner opzettelijk of herhaaldelijk nalaat om aan de verwachtingen van deze Code te voldoen, of in duidelijke en significante mate weigert deel te nemen aan due diligence, of een gebrek aan betrokkenheid toont bij het aanpakken van problemen die tijdens audits zijn vastgesteld, behoudt DHS zich het recht voor de zakelijke relatie te beëindigen. 

1.1. Handelsnaleving, exportcontroles en sancties

Naleving van internationale handelsvoorschriften, exportcontroles en sancties vormt een hoeksteen van de Code. Deze maatregelen weerspiegelen onze inzet voor ethische bedrijfspraktijken en wereldwijde verantwoordelijkheid. Het is essentieel dat onze zakenpartners op de hoogte blijven van de handelsbeperkingen die van toepassing zijn op hun bedrijfsactiviteiten en specifieke producten.
Voordat producten worden geëxporteerd, technische informatie wordt gedeeld of software over grenzen wordt verzonden, is het van cruciaal belang om de vereisten voor exportvergunningen te onderzoeken. Onze zakenpartners moeten ervoor zorgen dat producten niet worden geëxporteerd naar verboden landen, entiteiten of personen die op overheidslijsten voor sancties of exportcontroles staan. Dit houdt ook een verplichting in voor onze zakenpartners om due diligence toe te passen bij het selecteren van derde partijen en van hen te eisen dat zij vergelijkbare normen en verplichtingen hanteren.
Bovendien zijn zakenpartners verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle benodigde exportvergunningen voordat gecontroleerde goederen, technologieën of diensten worden geëxporteerd.

1.2. Gegevensbescherming

Naleving van regelgeving inzake gegevensbescherming is een fundamenteel principe van onze Code. Daarom is het essentieel dat al onze zakenpartners op de hoogte zijn van de privacywetgeving en voorschriften die van toepassing zijn op hun activiteiten en de specifieke gegevens die zij verwerken. Deze regels kunnen per regio verschillen en evolueren voortdurend door veranderingen in technologie en wereldwijde normen. Naleving van gegevensbescherming is van cruciaal belang voor het behouden van integriteit.
Voordat persoonlijke gegevens worden verzameld, gedeeld of grensoverschrijdend overgedragen, is het belangrijk om de vereisten te beoordelen en te bevestigen, inclusief het verkrijgen van de nodige toestemmingen of het waarborgen van een geldige juridische basis, bijvoorbeeld via contracten en relevante wetgeving.

1.3. Klokkenluidersbescherming

Bescherming van klokkenluiders is een ander belangrijk aspect van onze Code. Het is daarom belangrijk dat alle werknemers en zakenpartners bekend zijn met de kaders en beleidslijnen die betrekking hebben op het melden van wangedrag of onethische handelingen. Naleving is essentieel voor het behouden van een cultuur van openheid en verantwoordelijkheid.

1.4. Mensenrechten, inclusief arbeidsrechten

Wij verwachten van onze zakenpartners dat zij negatieve effecten op mensenrechten en arbeidsrechten voorkomen en beperken, zoals vastgelegd in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens en de Verklaring van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO) betreffende fundamentele beginselen en rechten op het werk. Hieronder volgen specifieke voorbeelden van minimumnormen die wij van onze zakenpartners verwachten.

Kinderarbeid

Zakenpartners moeten kinderarbeid verbieden en ervoor zorgen dat niemand jonger dan 15 jaar (of 14 waar wettelijk toegestaan) of jonger dan de minimumleeftijd voor het voltooien van de leerplicht in dienst wordt genomen. Jonge werknemers (15-18 jaar) moeten worden beschermd tegen gevaarlijk werk of werk dat hun opleiding belemmert. Als kinderarbeid wordt ontdekt, moeten de genomen maatregelen het welzijn van het kind vooropstellen.

Conflictgebieden en conflictmineralen

Wanneer zakenpartners actief zijn in of inkopen uit conflictgebieden, moeten zij due diligence uitvoeren om te voorkomen dat zij indirect gewapende groeperingen financieren.

Discriminatie

Zakenpartners moeten zorgen voor een werkomgeving zonder discriminatie en eerlijke praktijken waarborgen. Discriminatie op basis van ras, etniciteit, geslacht, leeftijd, handicap, religie, seksuele geaardheid of sociale status is strikt verboden.

Vrijheid van vereniging en collectieve onderhandelingen

Zakenpartners moeten het recht van werknemers respecteren om zich aan te sluiten bij of zich te onthouden van deelname aan rechtmatige organisaties of vakbonden. Waar beperkingen gelden, moet onafhankelijke vertegenwoordiging worden geboden. 
Discriminatie tegen werknemersvertegenwoordigers is niet toegestaan.

Intimidatie en disciplinaire maatregelen

Zakenpartners moeten werknemers met respect behandelen en alle vormen van intimidatie, misbruik of dwang verbieden. Disciplinaire maatregelen moeten transparant en gedocumenteerd zijn. Het opleggen van geldboetes aan werknemers is niet toegestaan.

Gezondheid en veiligheid

Zakenpartners moeten veilige en gezonde arbeidsomstandigheden waarborgen en preventieve maatregelen nemen tegen gevaren op de werkplek. Continue verbeteringen op het gebied van veiligheid worden verwacht, bijvoorbeeld via managementsystemen, training en doelstellingen.

Wervingspraktijken en gedwongen arbeid

Zakenpartners moeten werknemers schriftelijke arbeidsovereenkomsten in begrijpelijke taal verstrekken en gedwongen arbeid, mensenhandel en het inhouden van identiteitsbewijzen of lonen verbieden. Werknemers moeten bewegingsvrijheid hebben en het recht om hun dienstverband op redelijke termijn te beëindigen.

Beloning

Zakenpartners moeten voldoen aan loonwetgeving, inclusief minimumlonen, overwerk, ziekteverlof, stukloon en andere wettelijk vereiste vergoedingen. Loonstroken met vermelding van gewerkte uren en vergoeding moeten aan het einde van elke loonperiode worden verstrekt.

Werkuren

Zakenpartners moeten voorkomen dat werknemers de wettelijk of via collectieve overeenkomsten vastgestelde limieten voor reguliere en overuren overschrijden.

1.5. Milieu

Zakenpartners moeten prioriteit geven aan milieuzorg, voldoen aan alle relevante milieuregels en de benodigde vergunningen behouden die nodig zijn voor hun bedrijfsactiviteiten.

Milieu-impact

Partners worden geacht de milieu-impact te minimaliseren door:

1. Een voorzorgsbenadering toe te passen op klimaatverandering in verband met hun activiteiten, producten en diensten, hulpbronnen efficiënt te gebruiken en gevaarlijke materialen te vervangen wanneer mogelijk.

2. Een voorzorgsbenadering te hanteren bij het gebruik van hulpbronnen en materialen.

3. Gevaarlijke stoffen tijdens productie en verwijdering veilig te beheren en waar mogelijk te vervangen.

4. Biodiversiteit te beschermen en duurzaam en efficiënt gebruik van land, natuurlijke hulpbronnen en energie te bevorderen (bijv. recyclen waar mogelijk).

5. Controlemechanismen in te stellen om vervuiling door gevaarlijke stoffen, afval, lozingen en luchtvervuiling te voorkomen.

6. Noodplannen op te stellen voor milieurisico’s.

7. Onmiddellijke maatregelen te treffen ter bescherming van de menselijke gezondheid en het milieu.

8. Het "de vervuiler betaalt"-principe te respecteren.

1.6. Anti-corruptie

DHS hanteert een nultolerantiebeleid ten aanzien van corruptie. Zakenpartners mogen zich niet bezighouden met enige vorm van omkoping, fraude, afpersing, facilitatiesbetalingen of witwassen van geld.

Partners moeten maatregelen implementeren om te voorkomen dat werknemers, agenten of leveranciers de anticorruptiewetten overtreden. Dit kan worden bereikt door ervoor te zorgen dat alle transacties en uitgaven altijd nauwkeurig en eerlijk worden geregistreerd. Maak nooit onvolledige, valse of misleidende boekingen en wees alert op verdacht gedrag dat kan wijzen op corruptie. Partners moeten DHS op de hoogte stellen van eventuele sancties die tegen hen zijn opgelegd.